Implementación de una codificación única e inequívoca para la identificación d^022 medicamentos y productos médicos en la provincia de Salta
Implementation of a unique and unequivocal code for the identification of medicines and medical products in the province of Salta
Marcela M. Mandrile, Myriam Arias, Berta Condori, Adriana Fernández Cardozo, Jesica Barrionuevo, Romina V. Ramos.
1 Marcela M Mandrile. Ministerio de Salud Pública de Salta. mmandrile@email.com 2. Farm. Myriam Arias. Universidad Nacional de Tucumán. tecnoloeia2.arias@gmail.com
3 Farm. Berta Condori. Ministerio de Salud Pública de Salta. bermarcon@live.com.ar
4 Farm. Adriana Fernandez Cardozo. Ministerio de Salud Pública de Salta. adriana fernadezcardozo@hotmail.com
5 Técnica en farmacia. Jésica Barrionuevo. Ministerio de Salud Pública de Salta. isbcorreo123@gmail.com
6 Romina V Ramos. Ministerio de Salud Pública de Salta. rominavanessafr@gmail.com
El rol de la Dirección de Farmacia y Esterilización (DFyE) del Ministerio de Salud Pública (MSP) de Salta es generar la selección y compra centralizada de medicamentos y productos médicos (PM) para la provisión a todos los efectores de salud de la provincia. El circuito comienza cuando ésta genera el pedido de compras mensual el que pasa por diferentes sectores: Compras, Proveedores adjudicados en la licitación pública, Empresa logística OCASA (Organización Courier Argentina S.A.), hospitales y centros de salud. La DFyE detecta que cada sector usa nomenclaturas diferentes para un mismo producto, lo que conlleva a problemas relacionados con la seguridad del paciente y con el uso racional de los recursos. Por esto se diseñó e implementó una codificación única e inequívoca de medicamentos y productos médicos para ser usada por todos los actores involucrados en la gestión del proceso desde la selección hasta su administración. A su vez, se elaboraron reportes técnicos de PM codificados para el acceso de los hospitales y centros de salud. La tarea se aprobó por Resolución Ministerial N°660 denominándose CUPS (Codificación Única Provincial de Salta). Este trabajo constituye una mejora para prevenir la ocurrencia de eventos adversos por errores en la nomenclatura y garantiza el buen uso de los recursos. Además de la información
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completa básica, confiable y útil de los reportes técnicos de los productos médicos, esta es u2l0j2a2ienta de consulta para el personal de salud en el momento de la solicitud de provisión, uso y/o reprocesamiento que beneficia al paciente y disminuye compras erróneas.
Palabras claves: Medicamentos, Productos médicos, Reportes técnicos, Codificación única e inequívoca, Resolución Ministerial
The role of the Department of Pharmacy and Sterilization of the Ministry of Public Health of Salta is to generate the centralized selection and purchase of medicines and medical products for all health providers in the province. The circuit begins when it generates the monthly purchase order, which passes through different sectors: Purchases, Suppliers awarded in the public tender, Logistics Company OCASA (Organization Courier Argentina SA), hospitals and health centers. The Department detects that each sector uses different nomenclatures for the same product, which leads to problems related to the patient safety and the rational use of resources. For this reason, it designed and implemented a unique and unequivocal codification of medicines and medical products to be used by all the staff involved in the management of the process from selection to administration. In turn, technical reports of codified medical products were prepared for access by hospitals and health centers. The task was approved by Ministerial Resolution N°. 660, calling it UPCS (Unique Provincial Codification of Salta). This work constitutes an improvement to prevent the occurrence of adverse events due to errors in the nomenclature and guarantees the proper use of resources. In addition to the basic, reliable and useful complete information of the technical reports of medical products, this is a consultation tool for health personnel at the time of the request for provision, use and/or reprocessing that benefits the patient and reduces erroneous purchases.
Keywords: Medicines, Medical products, Technical reports, Unique and unequivocal coding, Ministerial Resolution Introducción
El rol de la Dirección de Farmacia y Esterilización (DFyE) del Ministerio de Salud Pública (MSP) de Salta es el de generar la selección y compra centralizada de medicamentos y productos médicos para la provisión a todos los efectores de salud de la provincia de Salta.
El circuito comienza cuando la DFyE genera el pedido de compras mensual con descripciones existentes en la licitación pública originada en la secretaría de contrataciones de gobernación. Ese pedido lo presenta en Compras del MSP para la confección de las órdenes de compra, dando aviso a los proveedores adjudicados en la licitación
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pública, los que realizan la entrega en el depósito provincial de la Empresa logística OCASA Courier
Argentina S.A.). Esta empresa prepara y distribuye a los hospitales y centros de salud cuando recibe la orden de pedido desde DFyE, la cual responde a un pedido de provisión por parte del efector. Éstos solicitan su provisión con listados informales, letra manuscrita o planillas improvisadas con distintas descripciones. Cada uno de los participantes del circuito presenta una descripción de los medicamentos y productos médicos (PM) propia. OCASA cuenta además con un sistema informático que permite ingresar lo que recibe de los proveedores con la libertad de dar el alta a productos nuevos cuando la descripción no concuerda con la existente en su base de datos. El sistema informático de OCASA permite a DFyE llevar el registro de ingresos, egresos, monitoreo de stock, monitoreo de distribución, seguimiento de vencimientos, trazabilidad.
En la DFyE del MSP se detectan habitualmente problemas en la identificación de medicamentos y productos médicos (PM), encontrando diferentes nomenclaturas para un mismo producto, lo que conlleva a problemas relacionados con la seguridad del paciente y con el uso racional de los recursos.
Respecto a los productos médicos, frecuentemente son identificados por los profesionales de la salud con descripciones técnicas distintas para un mismo material, generando dificultades al momento de la selección, compra, aprovisionamiento, recepción, uso y reprocesamiento. Esta situación, también genera pérdida de oportunidad al adquirir un producto erróneo, debido a una descripción equivocada del mismo. En el caso de los productos médicos reprocesables, el acceso a información técnica confiable se vuelve de mayor relevancia para someterlos al método de esterilización adecuado y aconsejado por el fabricante, para evitar daños que afecten su funcionalidad y un eventual evento adverso en el paciente.
Por todo esto, la DFyE del MSP de Salta, decide unificar la nomenclatura de medicamentos y productos médicos mediante la elaboración de una codificación única que permita además elaborar reportes o informes técnicos de productos médicos para ser consultados por los distintos efectores de salud (hospitales y centros de salud) antes de generar el pedido. La necesidad de trabajar en esta codificación surge precisamente de la ausencia de una única descripción de los insumos.
Las dificultades encontradas en relación a la falta de una codificación única de medicamentos y productos médicos repercuten en:
• Que cada uno de los participantes los identifica de una forma distinta causando malentendidos que perjudican la provisión correcta del insumo requerido por el paciente.
• La confección de las órdenes de compra, porque influye en el ingreso de los insumos al sistema informático de OCASA, empresa con logística de recepción, almacenamiento, trazabilidad y distribución de medicamentos y productos médicos.
• El seguimiento de adquisición de los pedidos de compras.
• El producto que debe entregar el proveedor en cumplimiento con la Orden de Compra.
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• La cantidad total del stock disponible que arroja el sistema informático de OCASA,20022 ingresa en distintos renglones y se dispersa el stock total final. Este dato es necesario para la confección del siguiente pedido de compra.
Diseñar e implementar desde la Dirección Farmacia y Esterilización del Ministerio de Salud de Salta una codificación única e inequívoca de medicamentos y productos médicos para ser usada por todos los actores involucrados en la gestión del proceso desde la selección hasta su administración.
• Elaborar una codificación única e inequívoca para todos los medicamentos y productos médicos que se utilizan en la provincia.
• Vincular la codificación con el sistema informático de compras, el de la secretaría de contrataciones de gobernación, el de los proveedores, OCASA, hospitales y centros de salud.
• Elaborar reportes técnicos de PM codificados que utilizan los hospitales y centros de salud que dependen de la adquisición y distribución de DFyE del MSP.
Se encontraron múltiples y heterogéneas formas de descripción de un mismo medicamento por cada uno de los actores que intervienen en el proceso de gestión del insumo, por eso se estudió las nomenclaturas utilizadas por los participantes intervinientes: secretaria de contrataciones de gobernación, DF y E, compras del Ministerio de Salud, proveedores, OCASA y efectores de salud.
En septiembre de 2019 se analizaron diferentes modalidades de codificación existentes en el país. Se analizó el sistema stock keeping unit (SKU) utilizado por la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, que tiene una estructura de clasificación según niveles, rubro, grupo, clase e ítem genérico; cuenta con una codificación alfanumérica que contiene hasta 18 caracteres, lo que presentó un inconveniente para su implementación por la probabilidad de inducir más errores.
Luego se seleccionó y aplicó para el armado de la codificación de medicamentos el sistema de clasificación por código anatomical-therapeutic-chemical de la Organización Mundial de la Salud para medicamentos, el cual
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utiliza un modelo de estructura de clasificación por niveles logrando la codificación hasta de 7 dígjt^sjaJ^ajaUméricos más un número diferenciador agregado por esta DF y E.
Para el armado de la codificación de productos médicos se utilizó la clasificación de ANMAT según disposición 2318/02-Anexo II (1), que se rige por su finalidad prevista. De la misma se extractan y utilizaron los siguientes criterios:
1. - Grado de invasividad: Invasivo (I) o No Invasivo (NI).
2. - Regla (R): Se utilizaron las reglas: 1 al 4 que incluyen los dispositivos médicos no invasivos y la 5 al 8 refiere a invasivos. Se excluyeron las reglas 9 al 12 de dispositivos médicos activos como así también de la 13 a la 18 de dispositivos médicos que contienen medicamentos, por no ser adquiridos por DFyE.
3. - Clase (C): según las características del producto, finalidad prevista.
4. - Número (N): se incrementa en forma automática a medida que se dan de alta nuevos productos con las mismas especificaciones.
Para la confección de los reportes técnicos de PM codificados y de alto costo, se trabajó con búsqueda bibliográfica existente en la biblioteca de la Carrera de posgrado de Esterilización de la Universidad Nacional de Tucumán y lgislación ANMAT vigente en el tam, (2) para realizar una completa descripción, extrayendo información de: ficha técnica de cada producto médico, uso previsto y recomendado según grupo etario, forma de presentación, características de esterilizado del fabricante, número de registro de ANMAT y observaciones técnicas brindadas por los efectores (3,4, 5, 6, 17)
En enero del 2020, DF y E implementó listados en formato Excel para que los hospitales y centros de salud realicen las solicitudes mensuales utilizando las nuevas codificaciones y descripciones. Estos listados fueron trabajados en forma conjunta con los efectores, así de esta forma se pudo mejorar la calidad de los registros recibidos relacionados a los stocks disponibles, consumos estimados y cantidades a solicitar. Para su confección se exportaron y analizaron los registros de distribución extraídos del sistema informático de OCASA desde noviembre de 2019 a diciembre de 2020.
Para facilitar una comunicación asertiva y accesible se diseñaron archivos multimedia digitales vinculados con links o como hipertextos para que el usuario acceda a la imagen del producto y códigos QR para facilitar las consultas.
Se representa a continuación el formato de los reportes técnicos (Figura N°1):
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Figura N°1: Ejemplo de reporte técnico
Se finalizó con la tarea de codificación el 11/12/2020, la qué fue presentada al Sr. Ministro de Salud Pública, que aprobó por Resolución Ministerial N°660 el 26/04/2021 (8) denominándose CUPS codificación única provincial de Salta. Este avance, dio la posibilidad de vincular los medicamentos y productos médicos de las licitaciones públicas vigentes, de las planillas oficiales de pedidos mensuales para la provisión de los hospitales y centros de salud, con los materiales de OCASA y sistema informático de compras, para que coincidan las nomenclaturas de los intervinientes.
Como resultado se logró codificar 851 materiales con CUPS de los 2007 que existían en OCASA, lo que demuestra que 1156 renglones estaban en desuso. Los programas de oncología y nutrición del MSP que no gestionan sus pedidos a través de DF y E, solicitaron la codificación de un total de 303 medicamentos para lograr el
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mismo objetivo. Actualmente, DF y E del MSP de Salta tiene 1154 codificaciones realizadas y cor^3i(Í^^i^vas altas mensualmente en formato digital a todos los participantes intervinientes.
La puesta en vigencia de los reportes técnicos de productos médicos de alto costo es paulatina considerando que son 465 productos médicos que se utilizan en toda la provincia, por lo cual se comienza con los de alto costo.
La buena colaboración y aceptación por parte de los actores intervinientes en el proceso, mostró la necesidad de organizar y mostrar análisis estadísticos de consumo de medicamentos y productos médicos.
Al analizar los resultados se puede concluir que este trabajo constituye una mejora para prevenir la ocurrencia de eventos adversos por errores en la nomenclatura y para garantizar el buen uso de los recursos, desde la selección hasta la administración, enfocado en promover estrategias sobre metas internacionales de seguridad del paciente como son la comunicación efectiva y la seguridad de los medicamentos y productos médicos de alto riesgo.
Con la aprobación por la Resolución Ministerial N° 0660/21 de los CUPS, se resolvieron los problemas por las diferentes nomenclaturas.
Los reportes técnicos de los productos médicos de alto costo contienen información completa básica, confiable y útil que permite su identificación inequívoca, constituyendo una herramienta de consulta para el personal de salud que garantiza su correcta provisión, uso y/o reprocesamiento en beneficio del paciente y permite disminuir compras erróneas.
Es importante aclarar, que la DFyE asume como único responsable la actividad de actualizar la base de datos de los insumos, que consiste en: dar altas a futuros insumos o bajas según corresponda, lo cual permite mantener actualizada la base de datos con la identificación ante los hospitales, centros de salud, proveedores, secretaría de contrataciones de gobernación, compras y la empresa logística de OCASA.
1 Disposición 2318/02- el "Reglamento Técnico Mercosur de Registro de Productos Médicos" Anexo II.
2 Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica (ANMAT).
Farmacopea Argentina. 7° Ed. Buenos Aires: ANMAT, 2013. Disponible en: http://www.anmat.gov.ar /webanmat/fna/pfds/Libro Tercero.pdf
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Boretos J, Murray E. Contemporary Biomaterials. Ed. National Institutes of He20 22 Park Ridge, New Jersey: Noyes Publications, 1984.
Wise D, Trantolo D, Altobelli D, Yaszemski M, Joseph Gresser, Schwartz E. Encyclopedic handbook of biomaterials and bioengineering. New York: Marcel Dekker, 1995 Wise D. Biomaterials and bioengineering handbook. New York: Marcel Dekker, 2000.
ASTM F1980-07 Standard Guide for Accelerated Aging of Sterile Barrier Systems for Medical Devices
Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos 2006 (USP). Suplemento para dispositivos médicos. México
Salta. Ministerio de Salud. Resolución Ministerial N° 0660/21
