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MUY BAJA 1 2 3
^ Página 16 | REVISTA DE LA AAFH VOL 6. N. 2 - DICIEMBRE 2019
Diseño e implementación de una matriz de riesgo para evitar el quiebre de stock de medicamentos y productos médicos críticos en un hospital de alta complejidad
AUTORES
Silveira, Martín Guido (1); Cáceres Domínguez, Nora España (**)•
INSTITUCIÓN
Hospital Italiano de Buenos Aires. Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Argentina
Trabajo Original II
Diferentes estrategias pueden reducir al mínimo el quiebre de stock de productos farmacéuticos. Nuestra Institución cuenta con alrededor de 6.000 SKU (Stock Keeping Unit) de estos productos. La utilización de una matriz de riesgo para identificar y realizar un seguimiento de productos críticos puede ser una herramienta Importante para el abastecimiento continuo de estos productos.
Describir el diseño e implementación de una herramienta que permite realizar la identificación y seguimiento de productos de alta criticidad para evitar quiebres de stock.
Se realizó una consulta a todos los clientes internos, de los productos indispensables para la atención del paciente. Se realizó un análisis y se determinó el valor de riesgo para comenzar con el seguimiento de los niveles de stock de los productos y pautas a seguir para cada uno. Se realiza una revisión anual del listado.
Se recibieron 232 productos en la consulta a los clientes internos de productos indispensables, los cuales se analizaron según la matriz de riesgo; se consideraron 43 productos como críticos.
Nuevas Incorporaciones a la matriz dependen de la alerta temprana del cliente interno que lo utiliza o luego de un evento de quiebre de stock previo. La composición del listado es propia de nuestra institución pero la estructura de la matriz de riesgo diseñada podría utilizarse como herramienta de análisis en cualquier institución.
La implementación de una matriz de riesgo para el seguimiento y abastecimiento continuo de productos críticos en un hospital de alta complejidad es una herramienta eficaz para disminuir o evitar stockout de alto Impacto.
Logística hospitalaria; producto farmacéutico; quiebre de stock; AMFE
Different strategies can minimize the stockout of pharmaceutical products. Our ¡nstitution has about 6,000 SKU (Stock Keeping Unit) of these products. The use of a risk matrix to ¡dentify and track criticaI products can be an ¡mportant tool for the continuous supply of these products.
Describe the Design and implementation of a tool that allows the Identification and monltorlng of hlghly crltlcal products to avold stockout.
A consultaron was made to all ¡nternal cllents, about the essentlal products for patlent care. An analysls was performed and the risk valué was determlned to begln monltorlng the stock levels of the products and guldellnes to be followed for each case. An annual revlew of the llst ¡s made.
232 products were recelved ¡n consultaron with the ¡nternal clients about essential products, which were analyzed according to the risk matrix; 43 products were considered crltlcal.
New additions to the matrix depend on the early warning of the ¡nternal Client that uses ¡t or after a previous stockout event. The composition of the llst ¡s typical of our ¡nstitution but the structure of the designed risk matrix could be used as an analysis tool ¡n any ¡nstitution. Conclusions: 1
The implementation of a risk matrix for the continuous monitoring and supply of crltlcal products ¡n a high complexity hospital ¡s an effective tool to reduce or avoid high ¡mpact stockouts.
Hospital logistics; pharmaceutical product; stockout; FMEA
Trabajo Original II
Contar con procesos eficientes de abastecimiento programados y de urgencia reducen al mínimo la aparición de un quiebre de stock 1, con el consiguiente impacto positivo en la salud y atención de nuestros pacientes. Diferentes estrategias pueden reducir al mínimo el quiebre de stock de productos. Pero existe un grupo acotado de productos que, por diferentes motivos, son críticos a la hora de no contar con stock. Intentar listar un número reducido de medicamentos y productos médicos críticos para un hospital de alta complejidad es una tarea imposible.
Nuestra Institución cuenta con unas 6.000 SKU de productos farmacéuticos, siendo más de 1.200 medicamentos y el resto productos médicos u otros. Pero existen algunos productos que, por particulares características, requieren un seguimiento más exhaustivo de sus niveles de stock. La utilización de una matriz de riesgo para Identificar y realizar un seguimiento de productos críticos puede ser una herramienta Importante para el abastecimiento continuo de estos productos.
El AMFE (análisis modal de fallos y efectos) es una herramienta sistemática que nos permite detectar, prevenir o mitigar fallos en procesos antes de que estos ocurran. La aplicación de esta metodología a procesos sanitarios aslstenclales se ha llevado a cabo con éxito. Múltiples ejemplos se encuentran en la bibliografía en procesos relacionados a la logística del medicamento y a procesos asistenciales en la Farmacias Hospitalarias23. JCI (Joint Commission International) recomienda para sus centros acreditados el uso de esta herramienta para la identificación y prlorlzaclón de los riesgos.
Describir el diseño e implementación de una herramienta que permite realizar la Identificación y seguimiento de productos de alta criticidad para evitar quiebres de stock.
En agosto 2017 se realizó una consulta a todos los servicios médicos, servicios de diagnóstico y laboratorio además de Farmacia, acerca de cuáles eran los productos indispensables para la atención del paciente. Se analizaron cada uno de los productos de acuerdo al histórico de quiebres de stock, variabilidad de proveedores disponibles, volumen de almacenamiento disponible, costo, volumen de consumo e Impacto en la salud del paciente según una matriz de riesgo por aparición (cantidad de eventos de quiebre de stock en los dos últimos años) y por impacto (repercusión de nivel de servicio o seguridad) (Tabla 1). Se determinó un valor de riesgo de 1 a 10 donde 8, 9 y 10 son riesgo muy grave; 6 y 7 riesgo importante. (Tabla 2) En diciembre 2017 se comienzo el seguimiento de los niveles de stock de los productos seleccionados de acuerdo a su valor de riesgo y pautas a seguir para cada uno. Se realiza una revisión anual del listado.
Trabajo Original II
Tabla 7
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H*JY RAJO |
1 |
MOOCUUUO EN LOS (A.TIMOS DOS AflOS | |
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BAJO |
1 |
OCURRIÓ UNA YEI EN LOS ÚLTMOS DOS AflOS | |
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APARICION |
HEDIO |
3 |
OCURRIÓ DOS VECES Eli LOS ÚLTIMOS DOS AfiOS |
|
RITO |
4 |
OCURRIÓ TRES VECES EN IBS ÚLTIMOS DOS AflOS | |
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MUY A110 |
5 |
CiDJftfilÚ MAS M 4 VéCéS EN LOS LATIMOS DOS AftOS | |
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MUY BAJO |
1 |
iuPacia Eli £l SERviCaO POR MEMOS DE una hüíia S»l REPERCUSIÓN En Su f umOOnu^nTO SEb aFECIa al PAÜEliTE | |
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BAJO |
í |
IMPACTA Eli UNA 0 UAS ACTIVIDADES POR UAS D£ UNA HORA S9I REPERCU3ÓN EPI SU f UHOONAUENTO * NO AfECtA AL PACIENTE | |
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EH PACTO |
MEDIO |
3 |
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|
ALIO |
4 |
IMPACTA Eli UNA 0 HAS ACTIVIDADES CON RLPÉRCLtSiCN EN SU FL+JOONAMOirO. CON PERDIDAS ECONÓMICAS SíGunCATIVAS / DAÑO PERMANENTE AL PACENTE | |
|
MUY Alio |
5 |
NO P6 RMTT E REALIZAR MMGUNA ACTMQAD IMPLICANDO PÉRDIDA ECONÓMICA SIGNIFICATWA f MUERTE DEL PACIENTE | |
Tabla 2
BAJA 2 3 A
MUY BAJA 1 2 3
IMPACTO (ÜRAVLDAD)
QAK3 MEDIO ALTO MUY ALTO
2 3 4 5
6 7
5 6
|
Riesgo Muy grave. Requiere de medidas preventivas urgentes. No se puede seguir dando el servioo sin fe apfcaúóri de medidas preventivas urgentes y sin acotar sóidamente et résgo, | |||
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Riesgo importante. Medidas Preventivas oblgatonas. se deben controlar fuertemente las variables de ':r'- 1'-'. | ||
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□ |
Riesgo Apnedabie. Lstudar económicamente si es posible introducr metidas preventivas para reducr el nivel de riesgo. 51 no fuera posible,, mantener fes variables controladas. | ||
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□ |
Riesgo Margina, se vigiara aunque no requiere medidas preventivas. | ||
De los 4647 SKU pertenecientes al grupo medicamentos y productos médicos con los que se contaban en ese momento, se recibieron por parte de los servicios: 232 productos en la consulta de productos Indispensables, los que se analizaron según la matriz de riesgo (Tabla 3); de los cuales se consideraron 43 productos como críticos (Gráfico 1). El listado cuenta con 13 productos de valor de riesgo muy grave y 16 productos de riesgo Importante. Se agregaron dos nuevos productos en la primera revisión anual mientras que un producto disminuyó su valor de riesgo por lo que tiene un valor menor a 6, lo que Implica un seguimiento diferente. Luego de un año y medio de la ¡mplementaclón, no hubo quiebre de stock en ninguno de los productos seleccionados.
Año Cólicas
La Incorporación de un nuevo producto a
Tabla 3
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la matriz depende de la alerta temprana del servicio que lo utiliza o luego de un evento de quiebre de stock previo. La composición del listado es propia de nuestra Institución de acuerdo a los productos que se utilizan, los espacios de almacenamiento disponibles, los contratos comerciales con los proveedores y el comportamiento del mercado nacional, por lo que no podría ser comparable con otra Institución de este u otro país. Sin embargo, la estructura de la matriz de riesgo diseñada podría utilizarse como herramienta de análisis en cualquier Institución.
Los nuevos antibióticos Incorporados para tratar Infecciones de microorganismos resistentes son un buen ejemplo de cómo se modifica la lista de críticos. No se dispone de histórico de consumo lo que nos obliga a realizar un seguimiento exhaustivo para evitar el quiebre. Dado que funciona como última alternativa terapéutica para pacientes que no responden a las terapéuticas estándares la disponibilidad puede ser la diferencia entre la vida y la muerte y esto justifica su clasificación como crítico.
En una Institución donde se realiza un alto número de reemplazos valvulares y trasplantes cardíacos con necesidad del uso de la bomba extracorpórea, la Protamlna, como reversor del efecto de la heparlna sódica4, se transforma en un medicamento Indispensable. En Argentina solo hay dos laboratorios que la fabrican.
La Información histórica de la logística de este producto nos muestra múltiples quiebres de stock de ambas marcas por diferentes motivos. La limitación en el espacio físico para almacenamiento en la Farmacia condiciona la entrega a granel que garantice la disponibilidad. El Impacto del quiebre en la Institución es muy alto Incluso pone en riesgo la vida de pacientes que no pueden reprogramar sus cirugías.
Al ¡nielo de la ¡mplementaclón de la matriz de riesgo, este producto tenía el máximo valor de riesgo de diez. Después de realizar el análisis de riesgo se decide la compra de stock para un año y la tercerlzaclón del almacenamiento con un operador logístlco. Un año después sin haberse producido quiebres de stock se observa la reducción del nivel de crltlcldad para este medicamento, bajando su valor de riesgo a siete. El cloruro de calcio es otro medicamento con características similares que recibe el mismo tratamiento.
Los volúmenes de consumo y la falta de capacidad de almacenamiento del depósito de la Farmacia colocan a las soluciones parenterales en sus presentaciones más usadas en las primeras filas de la matriz. Un consumo estimado anual de más de un millón de unidades representa un desafío para cualquier laboratorio dada su Incapacidad para satisfacer la demanda como proveedor único. Siendo productos de producción nacional, satisfacer la demanda Implica la emisión de órdenes de compra con al menos cuatro laboratorios con entregas diarias. Se negocia además la tercerlzaclón del almacenamiento de dos meses de stock en un operador logístlco.
Un año después, el nuevo análisis muestra una ligera disminución del riesgo pero sigue considerándose crítico debido a otras variables relacionadas a los problemas políticos económicos nacionales como huelgas, accesos a la ciudad y calles cortadas por reclamos sindicales y otros Imprevistos que dificultan las entregas en la Institución.
Es conveniente aclarar que algunas de las medidas tomadas que contribuyeron a disminuir el riesgo de quiebre de stock Implicaron un aumento en los costos.
La ¡mplementaclón de una matriz de riesgo para el seguimiento y abastecimiento continuo de productos críticos en un hospital de alta complejidad es una herramienta eficaz para disminuir o evitar quiebres de stock de alto Impacto.
Trabajo Original II
7. Malet L, Delpech L, Meunier A, Derain L, Locher F. Drug supply chain: how to prevent out of stock due to industrial failure? retrospectivo study in the centra! pharmacy of a university hospital. European Journal of Hospital Pharmacy. 2015, 22 (1).
2. Alfaro Lara ER, Santos Rubio MD, Gil Navarro MD, Pérez Guerrero C, Galván Banqueri M. Análisis moda! de fallos y sus efectos aplicados al sistema de distribución de medicamentos en dosis unitarias. OFIL 2016; 26 (3):161-170
5. Delgado Silveira E, Álvarez Díaz A, Pérez Menéndez-Conde C, Serna Pérez J,
Rodríguez Sagrado T, Bermejo Vicedo. Análisis moda! de fallos y efectos del proceso de prescripción, validad y dispensación de medicamentos. Farmacia Hospitalaria. 2012; 56 (1):
24-52
4. Lespron Robles MC, Molina Méndez J. Terapia anticoagulante en la circulación extracorpórea. Archivos de Cardiología de México. 2007, 77 (4): 185-193
Trabajo Original II
Trabajo presentado en el XIX Congreso Argentino de Farmacia Hospitalaria. Mar de! Plata, 20i9.